Основной проблемой оптимального использования рабочего времени руководителя является перегруженность. Можно выделить три причины, усугубляющие перегруженность:

малая степень делегирования ответственности;

неверно избранные приоритеты;

слишком большая погруженность в повседневные хлопоты.

При рении этой проблемы можно использовать следующие принципы:

1. Принцип Парето. В. Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов.

2. Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя. Для определения значимости задач очень важен принцип Эйзенхауэра. Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (рис.2).

А - задачи: очень важные и срочные - выполнять немедленно.

В - задачи: важные, несрочные - определить, в какие сроки их следует выполнять.

С - задачи: менее важные, но срочные - делегировать.

Важность

Срочность

Рисунок 2. Распределение приоритетов решения задач.

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя.

Наибольшая опасность для руководителя заключается в увеличении срочностью (С - задачами), в то время как В - задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными.

поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (на длительный период);

изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ);

установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи;

на первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день).

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.).

К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.

На третье место следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и т.д.):

внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;

попытаться сократить список работ.

не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;

планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;

не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;

Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

Из этой статьи вы узнаете:

  • По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
  • Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
  • Какие методы применяются при планировании рабочего времени
  • Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности. В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.

Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.

Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

  1. Личные качества начальника.
  2. Действия руководителя.
  3. Независимые причины.

Личные качества начальника , которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

  1. Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
  2. Систематическая спешка.
  3. Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

  1. Отсутствие мотивации у персонала.
  2. Разрушение межличностной коммуникации в организации.
  3. Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
  4. Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

  1. Длинный перечень заданий, поручений, дел.
  2. Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.

В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

  • С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
  • С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
  • Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
  • С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
  • К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
  • Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
  • При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

  • Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
  • Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
  • Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
  • Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
  • Руководитель не должен быть импульсивным.
  • Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
  • Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
  • Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
  • Умейте пользоваться временными промежутками.
  • В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
  • Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

  • К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
  • Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
  • После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

  1. Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
  2. Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
  3. Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
  4. Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
  5. Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
  6. Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
  7. Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
  8. Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

АВС-планирование

Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности. Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C. Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.

В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:

  • К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
  • К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
  • К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.

По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.

Метод Эйзенхауэра

Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.

Задайте себе вопросы:

  • Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
  • Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?

Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.

Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:

  1. Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
  2. Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
  3. Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
  4. Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.

Время – очень значимый ресурс для предпринимателя. Если научиться правильно планировать свое время, можно рассчитывать и на хорошую прибыль. В этой статье мы подробнее поговорим о том, что такое планирование рабочего времени руководителя и как его правильно осуществлять.

Если использовать свое рабочее время нерационально и неправильно распределять приоритеты, пытаясь одновременно выполнить несколько задач, можно превратить работу в хаос. Не нужно тратить слишком много сил на выполнение мелких задач, сконцентрируйтесь на ключевых делах.

Почему возникает дефицит времени

Иногда директору может казаться, что ему катастрофически не хватает времени. Дефицит часто возникает из-за психического состояния человека. Он переутомляется, устает, не высыпается или находится в депрессии. Все эти факторы нужно убирать, только в этом случае времени будет хватать.

Существуют определенные правила планирования рабочего времени, но основных всего два:

  1. Следует распланировать заранее только шестьдесят процентов своего рабочего времени, а сорок оставить на решение возникающих по мере работы задач. Поэтому нет смысла пытаться расписать свой ежедневник до минуты. Плотность графика негативно сказывается на гибкости выполнения отдельных дел.
  2. Все дела нужно разделять на первостепенные, второстепенные и незначительные. В первую очередь сосредоточиться нужно на первостепенных и второстепенных делах, а когда остается время, заниматься малозначительными.

Правила

Тайм-менеджмент – это технология, которая учит умению эффективно управлять своим временем и контролировать его. Выделяют несколько важных правил.

Сегодня – последний день

Представьте, что сегодня последний день. Это позволит вложить все свои силы в накопившиеся дела и быстро их разгрести. Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Планирование задач

Задачи планировать лучше не в уме, а в своем ежедневнике. Ведь когда они наносятся на бумагу и визуализируются, то практически материализуются. Когда дело сделано, его нужно вычеркнуть из списка и перейти к следующему. Это очень помогает сосредоточиться.

Отсеивание ненужной информации

Руководителю в свой обычный рабочий день приходится выслушивать много информации, большая часть которой ему не пригодится. Поэтому важно приобрести привычку фильтровать поток данных, оставляя нужные и забывая ненужные.

Убрать факторы, пожирающие время

Случается, руководители тратят много времени впустую на социальные сети, электронную почту и даже игры в рабочее время. Такое расточительство недопустимо. Ведь эти вещи затягивают, и теряется чувство времени, что вредит работе.

Чтобы полностью сосредоточить внимание на ключевых задачах, нужно отключить все гаджеты и приложения, способные отвлечь вас. А для расслабления можно выбрать определенное четко ограниченное время и тогда заняться соцсетями, почтой и прочим.

Не заниматься несколькими делами одновременно

Конечно, иногда каждый сталкивается с необходимостью быть в двух местах одновременно. Но, когда это становится нормой, это рассеивает внимание, и ни одна задача не будет решена как следует. Разумнее выполнять такие задачи , начиная с первостепенных и заканчивая необязательными.

Самые сложные дела выполняются утром, в начале рабочего дня. Не стоит их переносить на день или вечер, ведь именно утром у человека больше всего сил. Когда утром будет сделано самое сложное, остальное уже покажется нетрудным. Хуже, когда трудоемкое дело висит на душе целый день, мешая заниматься второстепенными вещами.

Порядок на рабочем месте

Когда на столе руководителя порядок и все лежит на своих местах, проще собраться с мыслями. А вот бардак и хаос настраивают на рассеянность и лень. Да и когда на столе нагромождение бумаг, то много времени тратится на поиски нужного документа или предмета. Кроме того, рабочее место должно быть удобным и нравиться руководителю. Поэтому не грех заказать себе красивое мягкое кресло и большой стол.

Выходные по необходимости

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье. Появились незагруженные работой дни – смело берите выходные и, например, проводите время с семьей. Отдых помогает человеку собраться с силами и восстановиться для новых свершений. После полноценного выходного дня происходит естественное повышение эффективности использования рабочего времени.

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье.

В заключение

Управление временем в деятельности руководителей – это важный момент, на который стоит обращать внимание как начинающим коммерсантам, так и опытным. Правильная позволит директору быстрее и продуктивнее решать все рабочие задачи, что пойдет фирме на пользу.

Главный секрет все успевать - никуда не спешить, так говорят эксперты и… добавляют при этом: четко планировать. Со временем надо дружить, уверяют они. А вы способны на это? По признанию участников нашего опроса, правильное распределение времени в течение рабочего дня и планирование его - основа успеха в профессии.

Екатерина Кукаркина, менеджер по организации процесса продаж и работе с партнерами департамента по работе с государственными органами ЗАО «Ай-Теко»

Примерный график рабочего дня

8:45 - приход в офис, настрой на рабочий день, включение оргтехники.

9:00 - проверка встреч и мероприятий в календаре Outlook, запланированных на сегодня и завтра.

9:15 - составление задач на день в модуле «Задачи» Outlook:

  • обзвон клиентов/вендоров - подтверждение участия во встречах на сегодняшний день, сообщение точного адреса, заказ пропусков на машину;
  • организация конфернец-звонка (conference call), если запланирован; предварительный обзвон приглашенных для подтверждения участия;
  • бронирование переговорной комнаты (если запланированы встречи);
  • проверка наличия и исправности оргтехники в переговорной комнате (телефон, ЖК-панель, проектор);
  • прием документов на подпись;
  • выдача подписанных документов;
  • заказ канцтоваров, визитных карточек в АХО, если необходимо;
  • организация командировки руководителя (заказ билетов, оформление необходимой внутренней документации по компании);
  • размещение новой информации на внутреннем сайте ДРГО (новости компании, изменения в регламентах и др.);
  • прочее.

9:45 - подготовка документов на подпись (повторная проверка правильности исполнения документа (корпоративный бланк, формат), наличие виз финансового и юридического департаментов и службы качества, если необходимо, указание исполнителя документа и отдельной вкладки с комментариями по документу от менеджера); устранение несоответствий с исполнителями документов.

10:00 - рабочее совещание с руководителем (согласование плана работы на день - внутренних и внешних встреч, получение новых задач).

10:30 - телефонные переговоры, работа с посетителями.
11:00 - прием документов на подпись от сотрудников департамента.
11:30 - задачи по организации встреч руководителя и конференц-звонков на день.
12:30 - работа с входящей корреспонденцией (электронная почта); решение рабочих вопросов.
13:00 - обед.
14:00 - обеспечение подписи срочных документов, предоставление комментариев по ним.
15:00 - выполнение поручений руководителя (подготовка, перевод, копирование и визирование документов, приказов и распоряжений; срочные задачи).
16:00 - планирование рабочего дня руководителя на завтра, обновление календаря Outlook руководителя.
17:00 - работа с внутренним сайтом департамента (обновление данных).
17:45 - конец рабочего дня (проверка списка задач на день в Outlook, подведение итогов; приведение в порядок рабочего места, выключение оргтехники, уход за комнатными растениями).

По признанию Екатерины Кукаркиной, наиболее сложный период в работе приходится на конец второй половины дня, когда от руководителя поступает максимальное количество разноплановых поручений. Для эффективного управления своим рабочим временем я, несмотря на уже накопившуюся усталость и желание поскорее все сделать, обязательно до начала выполнения задач выделяю 5-7 минут, чтобы составить список задач, проставить приоритеты по степени их важности и срочности и оценить, есть ли у меня все необходимые данные для их выполнения. И только после этого приступаю к работе. Это позволяет экономить силы и сокращает время на исполнение поручений.

Например, сегодня в 16 часов, за 10 минут до начала конференц-колла, руководитель дал мне 3 важных поручения: пригласить на завтрашнюю встречу еще одного участника, подготовить черновой вариант приказа по департаменту о внесении изменения в его структуру и ответить на запрос от вендора по электронной почте. Благодаря тому, что я сразу же проанализировала задачи, выяснилось, что у меня отсутствуют контакты менеджера, участие которого необходимо на завтрашней встрече, и я успела получить его контакты от руководителя до начала конференц-колла. В противном случае мне пришлось бы ждать окончания конференц-колла и звонить менеджеру с приглашением на встречу уже после окончания рабочего дня, когда у всех сотрудников распланировано утро следующего дня. В этом случае шансы на участие данного менеджера во встрече с моим руководителем были бы минимальны.

Светлана Алексеева, личный помощник генерального директора ГК «Связной»

Примерный график рабочего дня.

В 9:30 - начало рабочего дня;

с 9:30 до 10:00 - приведение в порядок рабочего места (и своего, и руководителя), анализ предстоящих дел.

С 10:00 до 12:00 работаю с документацией, первоочередные документы передаю руководству. Подписанные распределяю по исполнителям. Иногда необходимо подобрать дополнительную информацию к поступившим документам.

С 12:00 до 13:00 рассматриваю мероприятия, приглашения, отбираю то, что имеет прямое отношение к руководству. Далее -
телефонные переговоры, работа на компьютере, организация совещаний. Бывает, случается обед.

Послеобеденное время занимают текущие поручения и дела: организация поездок и командировок, поиск разнообразной информации, переписка или переговоры с внешними организациями по текущим вопросам, координация работы водителя.
Чтобы времени хватало на все, нужно:

  • планировать свое время;
  • избавляться от того, что пожирает время;
  • решать проблемы по мере их поступления, не откладывая на потом;
  • просить помощи у коллег (если понимаю, что с этим они и без меня справятся без труда);
  • поменьше жаловаться на катастрофическую нехватку времени, побольше улыбаться и быть позитивной.

Инна Иголкина, бизнес-тренер, писатель

Стать организованным и эффективным человеком можно. Есть ряд рекомендаций, которые могут вам в этом помочь. Разделите все, что происходит на работе, на две условных категории: то, на что вы можете повлиять, и то, на что вы не можете повлиять. Иногда руководитель может быть непредсказуемым: например, назначить встречу в офисе на 14:00, а сам в это время беседовать с кем-либо в ресторане на другом конце города и не сообщать об этом помощнику. Даже в таком случае можно успешно справляться со своими обязанностями, хотя это и не так легко, как в случае если руководитель и помощник работают «в паре» - помогают друг другу и своевременно делятся информацией.

Если случилась «накладка» - как можно быстрее выясните все необходимые подробности дела (например, у водителя, который сопровождает руководителя) и подумайте, как лучше выйти из положения. В случае необходимости (чтобы не превышать свои полномочия) согласуйте уже продуманный вариант с руководителем.

Ограждайте руководителя от всего, что можно сделать без его непосредственного участия. Многие сотрудники стремятся быть «поближе» к руководству, и их общение с руководителем не всегда нужно для дела или для руководителя. Очень важно уметь отделять действительно важные и срочные дела от неважных и несрочных. Например, если сотрудник требует немедленно подписать документ, а потом «забывает» прийти и забрать его, значит, дело было не столь важным, как говорил сотрудник, и в следующий раз это необходимо учитывать.

По возможности выделяйте «временные блоки» в распорядке дня руководителя, которые будут жестко зафиксированы по времени, по дню недели или месяца. Желательно, чтобы срочных «внезапно возникших» дел было меньше, чем предварительно запланированных. Постепенно к этому можно будет приучить весь персонал.

Поначалу большинство нововведений вызывают агрессию и сопротивление, однако если люди оценят преимущество работы по-новому, то через 3-4 недели они забудут, что когда-то работали по-другому. Желательно фиксировать в виде регламентов, чек-листов и подробных инструкций то, что требуется от сотрудников, чтобы им было легко следовать образцу. Инструкция по ведению делопроизводства не может быть изложена на 200 листах (это реальный пример из практики), желательно делать ее как можно короче и нагляднее (чтобы даже те, кто плохо работает на компьютере, могли понять, как выставить поля, размер шрифта и
т. д.). Если необходимо, обеспечьте тем сотрудникам, у которых чаще всего возникают проблемы, обучение, и сотрудники смогут самостоятельно подготавливать письма так, чтобы вам не приходилось их каждый раз переделывать или отправлять на доработку.

Создавайте шаблоны писем, бланков и другой необходимой документации и приучайте сотрудников без необходимости не создавать новые тексты писем, а пользоваться уже имеющимися формами. Храните их на корпоративном сервере, чтобы все, кому это необходимо, могли ими быстро и легко воспользоваться.

Стремитесь сделать так, чтобы у вас всегда было время на спокойную работу. Если вам нравится работать в быстром темпе - все равно избегайте авралов, т. к. в ситуации, когда вам приходится делать более чем одно дело, вы все равно делаете дела по одному, просто быстро переключаетесь с одного дела на другое. Если у вас не будет «запаса прочности», то в случае когда необходимо сделать одновременно слишком много дел, у вас возникнет проблема.

Не пытайтесь сделать все самостоятельно - если необходимо, делите дела между сотрудниками. Руководитель попросил за 10 минут пригласить 30 человек на внезапно возникшее совещание? Попросите помощи у коллег, пусть каждый обзвонит по 10 человек - вместе вы справитесь с работой вовремя, а если попытаетесь сделать это самостоятельно, возможно, не успеете уложиться в отведенное время.

Учитесь отделять важные дела от менее важных, учитывая при этом срочность каждого дела отдельно от важности. Признаки того, что задание имеет высокий приоритет:

  • его поручил выполнить руководитель;
  • в случае выполнения важного дела результат намного больше, чем в случае менее важного (как положительный, так и возможные потери);
  • дело чрезвычайно срочное;
  • есть люди, которые где-то ждут (т. е. теряют время), либо простаивает дорогостоящее оборудование (компания несет убытки);
  • дело является промежуточной частью какого-то проекта, и без его выполнения невозможна дальнейшая работа;
  • есть риск, что при промедлении ситуация может существенно ухудшиться (например, в случае тушения пожара).

Обуздайте свой перфекционизм - стремление сделать дело «идеально». Иногда выполнить задание быстро намного важнее, чем сделать его качественно. Прежде чем приступать к любой работе, определите необходимые критерии качества ее выполнения и, как только они будут достигнуты, задумайтесь о том, целесообразны ли дальнейшие улучшения и усовершенствования.

Глеб Архангельский, генеральный директор компании «Организация Времени», к. э. н.

Как научиться делать все дела быстро, не растягивая «удовольствие»?

Мне помогает простой принцип - создавать для дел временные рамки. Причем не мысленные, «выполню эту задачу за час», а более жесткие - рамки внешних обязательств. Например, сейчас я готовлю выпуск интернет-журнала и знаю, что до запланированного совещания осталось 40 минут. Есть стимул соображать и действовать быстрее, не переключаться на интернет или электронную почту.
Что касается книг, очень хорошо проблемы промедления разобраны в классической книге Алана Лакейна «Искусство успевать» -
одной из лучших западных книг по тайм-менеджменту.

Юрий Шакун, директор Консалтинговой Группы «ГЕРМЕС», бизнес-тренер

Моя рекомендация секретарям. Часто бывает чуть свободнее первая половина дня (руководитель назначает встречи, собрания, совещания) и если секретарь на них не присутствует, то я бы рекомендовал ему по возможности сделать (хотя бы отчасти) то, что будет выполняться во второй половине дня, некоторые звонки, наброски планов, подборка документов, бумаг... Этот метод называется методом «швейцарского сыра», мы проделываем в будущих делах дыры, подобно дырам в сыре.

Планирование рабочего времени руководителя организации ООО «ФЛИНТ-КСИ»

ООО «ФЛИНТ-КСИ» - молодежный развлекательный центр в Москве.

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности См.: Воронин Ю.М. Менеджмент. Курс лекций. // Вопросы экономики. -2003. - С.45.. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Эффективность работы организации ООО «Флинт-КСИ» реализовывалась благодаря грамотно сформированной структуре управления. Во главе организации стоит директор, в подчинении которого находятся менеджеры:

1. Tор-менеджер

2. Middlе-менеджеры

3. Менеджеры низшего звена

Каждый из них выполняет строго определенные обязанности. Для эффективного выполнения своих функций менеджер должен грамотно планировать свой трудовой день.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени. В организации «Флинт-КСИ» это достигается путем делегирования директором части своих полномочий и обязанностей менеджерам. В основном к данным обязанностям относится повседневная рутинная работа, например, составление графиков рабочего времени персонала, работа с документацией, работа с клиентами организации, прием телефонных звонков.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности, как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий. Благодаря уменьшению объема повседневной работы у директора «Флинт-КСИ» появилось достаточно свободного времени для разработки целей организации, выработки стратегии на долгосрочный период.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Очевидным является факт, что готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени См.: Веснин В. Основы менеджмента / В. Веснин. - М., 2000. - С.404 ..

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время См.: Уткин Э.А. Курс менеджмента / Э. А. Уткин. - М.: Зерцало, 2008.- С.237..

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода. В организации «Флинт-КСИ» этим планированием занимались middlе-менеджеры.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке своего рабочего плана каждого периода руководитель «Флинт-КСИ» руководствовался ответами на следующие вопросы:

Какова основная цель данного периода?

Каким количеством времени он располагает?

В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?

Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель ясно представляет себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дняСм.: Кабаков B.С. Менеджмент: проблемы - программа - решение / B.С. Кабаков, Ю.М. Порховник, И.П. Зубов. - СПб., 2006.- С. 398..

Для разработки плана рабочего дня руководитель «Флинт-КСИ» пользовался методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60: 40.

Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.

Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

Выводы по главе 3

Когда человек начинает организовываться сам, то более бережно относиться к своему времени. Это обязательно выходит на уровень окружения, потому что он приходит к пониманию, где и как окружающие неэффективно тратят его время. Каковы основные источники дефицита времени в компании? Первый источник - то, что мы называем навязанной рабочей паникой. Вторая причина - это отсутствие умения выделять главное. Третья причина - нехватка банальных навыков самоорганизации. Они элементарны: умение планировать рабочий день, мотивировать себя на выполнение неприятных задач, грамотно ставить цели и распределять рабочую нагрузку. Эффективный менеджер - какой он?

Совершенно очевидно, что он никуда не торопится, у него есть четко прописанные формализованные цели - как свои личные, так и цели его подразделения; 80% своего времени он тратит на важную, но не срочную работу по достижению этих целей, и только 20% времени - на то, что называется текучкой, авралом, хаосом - то, что возникает неожиданно, непредсказуемо и из чего зачастую на 90% состоит работа менеджеров российских компаний.